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Au quotidien, les responsables RH et leur équipe font face à des challenges variés, qui impactent directement les effectifs de l’entreprise.
Accroissement de l’activité, ouverture de nouveaux magasins sur le plan national, agrandissement des entrepôts…
Les défis à relever peuvent être nombreux mais le besoin reste le même : recruter de la main-d’œuvre qualifiée.
Pour y faire face, les professionnels des ressources humaines se démènent pour trouver les candidats nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Prisonniers par le temps, ils jonglent avec de nombreuses tâches administratives pour rendre le candidat opérationnel le plus rapidement possible, tout en s’assurant de respecter le droit du travail.
La liste est longue.
À peine un dossier de recrutement est terminé qu’ils doivent recommencer le même processus administratif pour un nouveau candidat.
Les RH sont bloqués dans une boucle administrative qui ne s’arrête jamais.
Mais alors, comment sortir de cette boucle administrative ?
Existent-ils d’autres manières de gérer la paperasse liée au recrutement ? De se libérer de ce carcan administratif ?
Si vous devez faire face à un accroissement temporaire d’activité ou à un remplacement de salarié, vous aurez besoin de forces de travail supplémentaires pour une période définie. Des intérimaires ou des personnes en CDD.
Dans ces cas de figure, le temps est compté.
Vos équipes RH doivent être réactives pour atteindre l’objectif fixé :
Recruter les bons profils, le plus rapidement possible pour soutenir le développement de l’entreprise.
C’est un challenge pas facile à relever.
Que vous gériez vous-même les recrutements en interne ou que vous passiez par une agence de travail temporaire, les formalités administratives sont conséquentes.
Dès la phase de sourcing, jusqu’à la clôture du contrat, il faut passer par de nombreuses étapes pour s’assurer que les candidats sélectionnés correspondent aux attentes de l’entreprise, seront aptes à travailler et seront payés en fonction du temps de travail réalisé.
Les tâches à effectuer lors d’un recrutement :
Un seul recrutement nécessite en moyenne plus d’une dizaine de tâches.
On ne va pas se le cacher, c’est un exercice éreintant et chronophage.
Bien sûr, certaines tâches peuvent être déléguées à des agences de travail temporaire, qui ont pour mission de vous faire gagner un temps précieux.
Mais dans la réalité vous devez tout de même vous investir pour mener à bien cette mission.
Que cela soit pour :
Vous devez intervenir un minimum.
Par exemple, Lucas Delmas, District manager chez LEGO, déclarait que lui et ses équipes RH consacraient 2 jours par semaine à la gestion administrative des recrutements.
Ce qui est considérable. C’est 40% du temps de travail hebdomadaire alloué à des tâches non orientées sur l’humain. Cela fait beaucoup d’investissement pour un rendement limité.
Dans le même temps, 87% des contrats intérimaires ne dépassent pas 1 mois - source observatoire de l’intérim.
Vous voyez le problème ?
C’est l’un des problèmes majeurs du recrutement.
Pendant que vos équipes RH gèrent toute la partie administrative, elles ne peuvent pas se consacrer à d’autres missions ayant un plus fort impact pour l’entreprise.
Lorsque les équipes RH vérifient les documents administratifs pour valider un recrutement, elles ne s’occupent pas de la formation des salariés, du management des équipes ou de l'onboarding des nouvelles recrues… Des tâches indispensables pour améliorer la productivité des équipes et garantir la réussite de l’entreprise.
Concrètement, c'est un manque à gagner pour l’entreprise.
À moyen terme, cette mauvaise dispersion des ressources RH peut impacter directement les performances de votre entreprise, mais aussi le bien être des salariés.
Pire, vos équipes ont plus de chance de développer un bore-out (un symptôme de démotivation et d’ennui).
Prenons un exemple simple.
Imaginez économiser 7 heures de gestion administrative par semaine afin de libérer vos équipes des tâches chronophages.
Économiser ne serait-ce que 7 heures de gestion administrative par semaine reviendrait à économiser plus de 364 heures par an.
Soit 10 semaines de travail à temps plein qui pourraient être affectées à des tâches plus stratégiques pour le business de l’entreprise.
Concrètement, avec 10 semaines de plus par an, vous pourrez lancer de nouvelles actions RH pour soutenir le développement de votre entreprise.
Comme par exemple:
Avec du recul, on se rend compte que le manque à gagner est énorme.
L'enjeu est donc
Lorsque l’on souhaite recruter un professionnel qualifié en contrat court, on se frotte à 3 freins :
Les entreprises préfèrent recruter des candidats qui résident à proximité de leur lieu de travail afin de réduire le risque d’abandon de poste. Le temps de déplacement, la disponibilité immédiate en cas de besoins urgents sont des critères qui peuvent pousser les nouvelles recrues à quitter leur poste de travail s' ils se trouvent trop loin de l’entreprise.
Il est donc important de délimiter une zone géographique “acceptable” pour limiter ces risques. Ce premier critère restreint drastiquement la liste des profils qualifiés.
Les délais de recrutement varient selon l’urgence des situations vécues en entreprise.
Parfois il faut remplacer un salarié en arrêt maladie dans les 24 heures, au risque d'impacter le fonctionnement de l’équipe. Dans un laps de temps si court, il est difficile d’attirer les meilleurs candidats.
Les professionnels qualifiés peuvent avoir d'autres opportunités d'emploi et préfèrent avoir un délai plus long pour négocier avec d’autres entreprises. Si le délai de recrutement est trop court, il peut être difficile de convaincre ces candidats de postuler ou de prendre une décision rapide. Cela limite le bassin de candidats qualifiés disponibles.
Lorsque plusieurs entreprises recherchent des profils similaires sur une même zone géographique, cela crée une concurrence directe pour attirer les meilleurs candidats.
Les candidats qualifiés reçoivent plusieurs offres d'emploi et ont plus de choix.
Cette concurrence entre les entreprises participe à la hausse des attentes salariales des candidats. Naturellement, les entreprises doivent proposer des salaires plus élevés ou des avantages supplémentaires pour se démarquer des autres recruteurs, impactant directement les budgets de recrutement et de rémunération..
Le risque de ne pas trouver les bons candidats peut-être un coup dur pour votre entreprise. En cas de manque de main d'œuvre qualifiée, votre entreprise ne pourra répondre à un surcroît d’activité. Concrètement, ce sont des opportunités business qui ne pourront pas être saisies.
Lorsque nous sommes dans une démarche de recrutement, nous devons nous assurer que chaque dossier candidat soit prêt dans les temps et conforme à la législation du droit du travail.
Cela demande une grande capacité d’organisation.
Nous l’avons vu précédemment, la liste des tâches à effectuer et des documents administratifs à récolter est longue. Assurer un bon suivi pour chacun des candidats n’est pas facile, puisque leur dossier avance à un rythme varié, selon leur investissement dans la collaboration.
Les cas de Paul et Marie sont un bon exemple. La consolidation de leur dossier avance à un rythme différent, nécessitant des relances auprès de Paul afin de récolter les documents manquants.
La quantité des documents administratifs à récolter puis à vérifier pour ces deux profils rendent la mission complexe. Surtout dans un délai de recrutement assez court.
Le risque est de commettre une erreur administrative qui pourrait mettre en péril la relation entre l'intérimaire et l’entreprise, mais également provoquée des sanctions pénales pour non-respect du droit du travail.
Dans de nombreux cas, les entreprises font appel à des agences d'intérim pour trouver des candidats. Au-delà du fait qu’elles peuvent coûter chères, les agences de travail temporaire ont un problème majeur.
Le parcours que doit suivre un candidat pour postuler à une offre d’emploi comprend des étapes en face à face. Cette manière de fonctionner alourdit le processus de recrutement en termes d’étapes et d'heures.
De par leur existence locale, elles sont fermées le week-end et le soir en semaine à partir d’une certaine heure. Ce qui est bien dommage, puisque justement, lorsque vous proposez des missions courtes c’est parfois pour pallier à un besoin urgent, qui nécessite une réactivité à toute épreuve.
Le risque est de voir les candidats partir vers des agences plus souples et flexibles en termes de recrutement. Les candidats préfèrent trouver des missions d'intérim depuis leur canapé plutôt que d'avoir à se déplacer, prendre les transports et perdre du temps pour transmettre de simples documents administratifs.
Gérer ses recrutements en interne ou passer par une agence de travail temporaire demande des ressources en temps, en argent et en compétences.
Nous venons de le voir tout au long de cet article.
La boucle administrative du recrutement mobilise les équipes RH et les empêchent de se consacrer à leur métier, prendre soin des salariés.
Alors comment économiser du temps dans ses processus de recrutement ?
Tout en optimisant ses coûts de recrutement ?
Et sans forcément renier la qualité des profils à recruter.
Notre mission est simple mais ambitieuse.
Nous voulons changer l’expérience du travail temporaire grâce au numérique.
Nous sommes convaincus que la simplification des recrutements a un impact positif sur la dynamique du marché de l’emploi. C’est pourquoi nous faisons le maximum pour rendre le recrutement agréable et fluide, en automatisant l’ensemble des tâches administratives et en centralisant l’ensemble des documents liés à l’embauche. Tout en étant conforme au droit du travail.
Chez Side on mêle enthousiasme et professionnalisme pour vous offrir la meilleure expérience de recrutement possible.
Grâce à notre plateforme digitale et nos experts métiers spécialisés par secteur, nous permettons aux entreprises de recruter des intérimaires qualifiés en moins de 24 heures.
C’est peut-être difficile à croire, mais les chiffres parlent d'eux-mêmes.
Depuis 2020, 97 % des missions postées par les entreprises clientes sont remplies dans les temps.
Avec Side, vous pouvez :
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C’est ce que nous avons fait pour plusieurs salles de sport du réseau Basic Fit.
Contexte : Sébastien a souscrit à l’offre Side Flash pour gagner du temps dans son processus de recrutement.
Avec Side, Sébastien a pu optimiser son processus de recrutement, et surtout faire face à des situations urgentes, comme les arrêts maladies.
Contexte : Sylvie a souscrit à l’offre Side Flash pour sourcer des profils qualifiés rapidement. Dans le passé, Sylvie et ses collègues ont testé différents outils de recrutement sans pour autant réussir à se défaire de la pression des délais de traitement.
Ce partenariat a donné un souffle nouveau à Sylvie qui lui permet aujourd’hui de se concentrer davantage sur son activité de manager. Loin de la boucle administrative infernale que lui demandaient ses recrutements.
Contexte : Kaël a souscrit à l’offre Side Flash pour recruter plus rapidement des personnes en CDD.
Kaël a pu simplifier son processus de recrutement grâce à Side. Le gain de temps que lui procure l'usage de la plateforme a permis à ses équipes de pallier aux absences avec plus de sérénité.
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